Архив рубрики: Программа MS Excel 2007

Как создать оглавление в Excel с помощью гиперссылок, привязав строки к нужным ячейкам?

Всем известно, что любая большая книга сопровождается оглавлением (содержанием). Как создавать оглавление в программе MS Word пользователям известно, выполняется команда Ссылка -> Оглавление.

Как создать оглавление в Excel с помощью гиперссылок, привязав строки к нужным ячейкам?А вот как создать оглавление в программе Excel составляет некоторую трудность, поскольку нет автоматического формирования содержания по заголовкам, которые используются в документе.

Создавать содержание книги в Excel приходится вручную с помощью создания гиперссылок на конкретные ячейки, но и этот процесс может быть нарушен, в случае, если вы начнете вставлять новые строки или столбцы на листах. Итак, как все же можно создать оглавление в Excel и не волноваться, если вдруг вы добавите строки, столбцы или ячейки на листе, на который вы ссылались, при этом содержание сохранит корректные ссылки. Рассмотрим на примерах.

Пример. Имеется большая таблица на Листе 2 в книге Excel. Вам необходимо создать оглавление на Листе 1, причем так, чтобы название строки в Оглавлении было привязано к непосредственно нужной ячейке нашей таблицы на Листе 2 (см. Рис. 1).

Рисунок 1. Таблица с заголовками, которые используются в оглавлении
Рисунок 1. Таблица с заголовками, которые используются в оглавлении

Обратите внимание, что первый заголовок «Отдел игрушек» введен в ячейку А3 (Рис. 1), и зная название ячейки, уже можно создать оглавление с помощью гиперссылки. Но тогда в этом случае, при добавлении строк и столбцов в эту таблицу существующая ячейка А3 с заголовком сместиться (например, в ячейку А4 при добавлении сверху строки) и будет наполняться другими данными и ваша гиперссылка уже не будет ссылаться на конкретный заголовок «Отдел игрушки», а лишь сделает переход в ячейку А3 уже с новой информацией (см. Рис. 2).

Рисунок 2. Добавлена строка в таблицу. Значение ячейки А3 изменено
Рисунок 2. Добавлена строка в таблицу. Значение ячейки А3 изменено

Таким образом, использовать простое создание гиперссылки с ячейки Листа 1 на ячейку А3 Листа 2 не дает нам нужного результата. Нужно использовать команду Присвоить имя.

Последовательные шаги по созданию оглавления в Excel.

1. Создать таблицу с предполагаемыми заголовками на Листе 2 (см. Рис. 1).

2. На Листе 1 сформировать вручную все заголовки, на которые мы будем ссылаться в таблицу на Листе 2.

3. На Листе 2, в таблице, выберите ячейку А3 с первым заголовком «Отдел игрушки» и выполните команду Формулы -> Присвоить имя.

4. В диалоговом окне Создание имени укажите название диапазона (важно, название не должно иметь пробелы), область (выбор Листа, на котором находится таблица с заголовками) и можно указать примечание (например, Заголовок 1). (см. Рис. 3).

Рисунок 3. Команда Присвоить имя диапазону.
Рисунок 3. Команда Присвоить имя диапазону

5. Теперь переходим на Лист 1 с собранным Оглавлением.

6. Затем выберите ячейку с первым заголовком на Листе 1 «Отдел игрушки».

7. Нажмите правой кнопкой мыши на ячейке с заголовком и в выпавшем контекстном меню выберите команду Гиперссылка. Другой способ создать гиперссылку с ячейки это выбрать команду Вставка -> Гиперссылка (см. Рис. 4).

Рисунок 4. Создание гиперссылки на ячейку с заголовком
Рисунок 4. Создание гиперссылки на ячейку с заголовком

8. После выбора команду появится диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором необходимо гиперссылку Связать с Местом в документе (см. Рис. 5).

Рисунок 5. Создание гиперссылки на Определенные имена
Рисунок 5. Создание гиперссылки на Определенные имена

9. Выберите место в документе: Определенные имена — это указанные вами имена в диапазоне. В данном случае Лист2!Отдел_игрушки.

10. Нажмите ОК и повторите ваши действия для каждого заголовка.

После проделанной работы при изменении таблицы и перемещении ячеек вам гарантировано Оглавление с ссылками (гиперссылками) на нужные ячейки.


Возможность отдохнуть и получить удовольствие можно посетив мероприятие. Билеты на концерты всегда в продаже

Что делать, если не работает сочетание клавиш Ctrl+` (апостроф) в Excel? Отображание значений и формул на листе

Программа MS Excel имеет достаточно много полезных горячих клавиш по выполнению различных функций и команд, начиная с самых ранних версий. Одним из важных сочетаний клавиш является отображение просмотра формул и просмотра значений формул на листе в ячейках — и это клавиши CTRL + ` (апостроф). Значок ` (апостроф) находится на клавиатуре на букве «ё» (см. Рис.1).

Что делать, если не работает сочетание клавиш Ctrl+` (апостроф) в Excel? Отображание значений и формул на листе

Рисунок 1. Сочетание клавиш CTRL + ` (апостроф) на клавиатуре. Буква ё на клавиатуре (значок ` апостроф на клавиатуре)

Справка программы MS Excel указывает на то, что сочетание клавиш CTRL + ` должно работать, но случается так, что то в Excel 2003 (XP), то Excel 2007 не переключает отображение формул и значений (результаты вычислений формул) в ячейках на рабочем листе Excel.

Как это выглядит смотрите на рисунках (Рис.2 и Рис.3).

Что делать, если не работает сочетание клавиш Ctrl+` (апостроф) в Excel? Отображание значений и формул на листе

Рисунок 2. На рабочем листе отображаются значения формул (результаты вычислений)

Что делать, если не работает сочетание клавиш Ctrl+` (апостроф) в Excel? Отображание значений и формул на листе

Рисунок 3. Отображение самой формулы на рабочем листе Excel

Что же делать, если сочетание клавиш CTRL + ` (апостроф) не работает, как исправить ситуацию?

Для того чтобы отображение формул и значение работало с помощью сочетаний клавиш необходимо установить английский язык по умолчанию. Как это сделать?

Выполните следующие действия:

1. Пуск -> Панель управления -> Язык и региональные стандарты (см. Рис.4)

Что делать, если не работает сочетание клавиш Ctrl+` (апостроф) в Excel? Отображание значений и формул на листе

Рисунок 4. Панель управления. Язык и региональные стандарты

2. В диалоговом окне Язык и региональные стандарты выберите вкладку Язык -> Дополнительно (см. Рис.5).

Что делать, если не работает сочетание клавиш Ctrl+` (апостроф) в Excel? Отображание значений и формул на листе

Рисунок 5. Установка Английского языка по умолчанию на компьютере

3. Перегрузите компьютер (обязательное условие, иначе настройки не вступят в силу).

4. Запустите программу Excel и пользуйтесь сочетанием клавиш Переключение режимов просмотра формул и просмотра значений формул на листе — Нажмите CTRL + ` (апостроф).

Для справки: для того чтобы постоянно отображать формулы в ячейках на листе используйте установку галочки в Параметрах Excel.

Для этого выполните следующую команду Кнопка Office (Файл) -> Параметры Excel -> Дополнительно -> Показывать формулы, а не их значения (см. Рис. 6).

Что делать, если не работает сочетание клавиш Ctrl+` (апостроф) в Excel? Отображание значений и формул на листе

Рисунок 6. Показывать формулы на листе в Excel, а не их значения

Удачи в работе в программе Excel!

Как сохранить автоматически копию файла в Excel 2007? Функция резервного копирования файлов в Excel

При работе с документами в программе Excel 2007, впрочем и при работе с предыдущими версиями этой программы, всегда существовали и существуют проблемы при сохранении данных. Конечно, если соблюдать самые простые правила работы с файлами и вовремя сохранять документы, то подобных вопросов и не должно возникать.

Как сохранить автоматически копию файла в Excel 2007? Функция резервного копирования файлов в ExcelСоздавая большие файлы, электронные таблицы, вы знаете, каково бывает разочарование от потери данные из-за глупой ошибки или потому, что ваш компьютер выключился из-за банального отключения электроэнергии в момент, когда вы работаете с вашими данными.

Использование функции автоматического резервного копирования Excel поможет вам восстановить потерянные данные таблицы и продолжать работать как будто ничего не произошло.

Функция автоматического резервного копирования в Excel и восстановления данных довольно простая опция. Почему вы должны использовать автоматическое резервное копирование в Excel, и как  восстановить утерянные данные электронной таблицы? Как сохранять документы автоматически, создавать копии документов автоматически в Excel? Иначе говоря, как создавать бекапы (backup) файлов Excel? И для чего использовать функцию резервного копирования в программе Excel и восстановления данных?

Зачем использовать функцию резервного копирования в Excel и восстановления данных?

Это может показаться очевидным, почему вы должны использовать функцию резервного копирования в программе Excel.

Примечание: Данная команда ничем не отличается от подобной же функции в другой программе Microsoft Word.

Предположим, вы вносите изменения в формулу ячейки и сохранили вашу работу. Позже вы узнаете, что вы сделали ошибку и не можете вспомнить точную формулу, которую ранее использовали или точную ячейку, где была формула. Ведь команда «Отмена последней команды» не может работать до бесконечности. Было бы удобно, если бы вы могли вернуться к последней сохраненной версии, чтобы отменить ошибку. С помощью функции встроенного резервного копирования и восстановления, вы можете сделать это.

Как включить команду, функцию резервного копирования файлов в Excel?

Для того чтобы сохранять копии (бекап) файлов автоматически в программе Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите команду Кнопка Office -> Сохранить как…

2. В диалоговом окне сохранения файлов в левом нижнем углу откройте меню Сервис и выберите команду Общие параметры сохранения документа (см. Рис. 1).

Как сохранить автоматически копию файла в Excel 2007? Функция резервного копирования файлов в Excel
Рисунок 1. Функция включения резервного копирования файлов в Excel

3. В окошке Общие параметры установите галку напротив команды «Всегда создавать резервную копию«.

Обратите внимание, что в этом окне есть еще команды установления Пароля для открытия и изменения файла пользователями.Вы можете установить пароль для открытия (просмотра) и изменение (редактирование) вашего файла Excel . Но если вы установили какой-либо из этих паролей, они перейдут и на резервное копирование файлов также.

Таким образом, используйте эти опции с осторожностью, потому что, если вы забыли свой ​​пароль, вы не сможете получить доступ как к основному файлу, так и к резервному.

<Чтобы файл открывался без пароля, оставьте поля в этом окне пустыми.

4. Нажмите кнопку OK и Excel будет создавать резервную копию файла.

Где найти резервные копии (backup) файлов Excel и куда они сохраняются автоматически?

После сохранения файла резервные копии будут сохраняться в том же месте, что и основной файл при каждом сохранении.

Например, сохраните файл еще раз, чтобы создать первый файл резервной копии. Если мы идем на рабочий стол, где мы сохранили таблицу, то вы увидите два новых файла, один со странным расширением *.XLK.  Это расширение резервного файла в программе Excel (см. Рис. 2), а название в английской версии программы Excel будет «Backup of Book1.xlt», а в русской версии программы Excel «Резервная копия Книга1.xlt».

«Backup of Book1.xlt««Резервная копия Книга1.xl
Как сохранить автоматически копию файла в Excel 2007? Функция резервного копирования файлов в ExcelКак сохранить автоматически копию файла в Excel 2007? Функция резервного копирования файлов в Excel

Все последующие резервные копии будут сохраняться под тем же названием, иначе говоря пересохранять последнюю версию резервной копии. Если вы хотите создать другие копии, сохраните основной документ под другим названием или в другой папке.

Таким образом, если вы часто редактируете большие таблицы Excel 2007, то функция резервного копирования для вас является обязательной.